Sådan laver du et budget og regnskab

Når du skal søge støtte fra Lillepuljen og Vesterbropuljen, skal vi vide, hvilke udgifter og indtægter du forventer at have. Du skal altså finde ud af, hvad det vil koste at afvikle projektet.

Udgifter og indtægter skal stemme overens, så budgettet ‘går i nul’. Vi vil også gerne vide, hvordan du regner med at få dækket dine udgifter. Hvis du har et underskud i projektet, så skriv det.

Udgifter kan for eksempel være forplejning, lokaleleje, materialer eller honorar til f.eks. en oplægsholder. Er du i tvivl om de eksakte beløb, er det bedre at runde tallene op for ikke at risikere, at de reelle udgifter overskrider de budgetterede udgifter. 

Indtægter kan være deltagerbetaling, støtte fra fonde og andre puljer, samt egenfinansiering. Du skal være opmærksom på, at evt. medfinansiering som udgangspunkt skal fastholdes i det endelige regnskab.

Lokaludvalgets støtte gives altid som en underskudsgaranti. Du får kun dækket de udgifter du har haft, og kan ikke bruge evt. uforbrugte midler til andre ting end du søgte støtte til.

Sådan laver du et regnskab

Når du laver regnskab for et afsluttet projekt, skal regnskabsposterne stemme overens med de poster, du har skrevet i budgettet. Behold derfor budgetkolonnen i regnskabet, så vi kan se, hvad der oprindeligt blev budgetteret med. 

Lokaludvalget giver sin støtte i form af en underskudsgaranti. Hvis dit projekt får flere indtægter eller færre udgifter end forventet, så modregnes det lokaludvalgets støtte.

I eksemplet herunder er der brugt færre penge end der blev budgetteret, og indtægterne fra deltagerbetalingen er større end forventet. Forskellene trækkes fra lokaludvalgets underskudsgaranti, så regnskabet også går i nul. 

Hvis der i projektet opstår udgifter, som der oprindeligt ikke var budgetteret med, skal I underrette sekretariatet. Lokaludvalget giver tilsagn på baggrund af det indsendte materiale, og derfor kan I ikke være sikre på at få dækket udgifter, som ikke fremgår i budgettet. 

De anførte udgifter skal svare til de faktiske udgifter, I har haft til projektet. Bliver I trukket ud til stikprøve, skal I kunne fremvise kvitteringer på udlæg.